SharePoint har en rekke funksjoner og muligheter som dokumenthåndtering, samhandling, intranett, integrasjoner (Teams) med flere. Skal man benytte SharePoint til dokumenthåndtering er det viktig at det settes opp slik at det passer virksomhetens dokumenter og prosesser.
Man kan grovt sett dele en virksomhets dokumenter i to kategorier:
- Dokumenter som skal leses av andre (kjennetegn: "skarpe dokumenter som oppdateres")
- Dokumenter som skal arkiveres (kjennetegn: oppdateres ikke)
Viktige dokumenter som skal leses av andre krever at man har gode leseløsninger. Å lese dokumentene slik de ligger lagret i SharePoint er sjelden en gunstig løsning. En dedikert webbasert dokumentportal hvor dokumentene leses i webformat er den beste løsningen for de som skal lese.
Readin dokumentportal integreres med SharePoint slik at dokumenter (f.eks. Word) sømløst publiseres og leses på web. Dokumentene blir til innholdsrike websider!
Fordelen med å integrere Readin dokumentportal med SharePoint:
- Dokumentene leses i en moderne webbasert dokumentportal på mobil, nettbrett og pc.
- Gode søkefunksjoner gjør at man raskt finner innholdet man er ute etter.
- Leserne varsles når et dokument man følger blir oppdatert.
- Rolle- og tilgangsstyring på hvilke dokumenter lesere kan se. Man kan lage roller basert på metadata slik at ulike roller får tilgang til ulike dokumenter.
- Lave kostnader og enkelt å komme i gang. Krever ingen installasjon (Saas) og ingen intern brukerstøtte.
Dokumenthåndtering med SharePoint og Readin
Vår metode for dokumenthåndtering med SharePoint og Readin dokumentportal består av 4 steg.
1. Organisering, struktur og metadata
-
Analyse av nåsituasjon og behov
- Hvilke dokumenttyper har vi?
- Analysere behov for metadata for gjenfinning og filtrering
- Har vi kontroll på kilde og revisjoner av dokumentene?
- Vet forfattere/lesere hvor de finner dokumentene?
-
Oppsett av riktig struktur for arkiv
- Er dokumentene kategorisert og lagret hensiktsmessig?
- Er dokumentene i bruk? Og er innholdet skarpt?
2. Tilgang, revisjoner og arbeidsflyt
- Hvem skal ha tilgang til hva?
- Hvor ofte skal det revideres?
- Hvilke roller (skrive, godkjenne)?
3. Innhold
- Kvalitetssikre innholdet (stiler og struktur)
- Maler (dokumenter)
- Flytte innhold til rett plass i arkivet
4. Publisering
- Organisering av dokumentene for presentasjon i Readin dokumentportal
- Maler for presentasjon (logo, farger, fonter)
- Leserettigheter (hvem kan lese hvilke dokumenter?)
Docstream har jobbet med dokumenhåndtering i over 20 år. Blant våre fornøyde kunder finner du ConocoPhilips, DNV, Elvia, Stortinget og Norske Tog.
Book et kort teamsmøte (30 min) med oss, så kan vi vise deg hvordan SharePoint kan bli en svært brukervennlig dokumentportal.
