Alle virksomheter, bedrifter og organisasjoner har mengder med dokumentasjon som skal presenteres for ulike lesere. Dokumenter som HMS-instrukser, driftsdokumentasjon, servicedokumenter, bruksanvisninger og rapporter kan være en del av virksomhetens viktigste ressurser, og bør publiseres i en dokumentportal.
Hvordan skal man så gå fram, og hva bør man tenke på når det gjelder dokumentportaler?
Virksomheter har forskjellig tilnærming til hvordan de presenterer dokumenter til sine lesere. Noen bruker Word-formatet som leseversjon. Dette er uheldig og proprietært. Et annet utbredt format er PDF. Problemet med PDF er at det gir flere utfordringer med lesbarhet på mobiler, søkemulighet på tvers av flere dokumenter, og utfordringer med sikkerhet.
En smart og effektiv dokumentportal ivaretar følgende:
- Tilgjengelighet - Dokumentene leses like bra på mobil, nettbrett og pc.
- Sikkerhet - Brukeren informeres når dokumentene oppdateres.
- Rask å komme i gang - Benytter kjente verktøy som Word og SharePoint.
- Analyse og statistikk - Få oversikt over helsestatusen til dine dokumenter og hvordan de brukes.
En god dokumentportal bør tilfredsstille dette:
Skrive, oppdatere og revidere dokumenter i Word
Rett og slett fordi det fortsatt er verdens mest brukte tekstbehandlingsprogram. Ved å benytte Word kan medarbeidere skrive, oppdatere og revidere dokumentene i et kjent verktøy. Dokumentportalen Readin har en løsning som publiserer Word-dokumenter direkte til websider. Dersom din bedrift har et stort behov for å gjenbruke innhold i ulike dokumenter, så støtter den også slike løsninger.
Enkel publisering fra SharePoint
Mange virksomheter benytter SharePoint til å administrere og lagre dokumenter. Derfor har vi utviklet en Readin plug-in til SharePoint. Med den kan forfattere enkelt publisere dokumentene i et leservennlig format til en dokumentportal.
Rask gjenfinning
I en Readin dokumentportal kan du enkelt legge til informasjon for å kategorisere, filtrere og gi mer verdi til dokumentene. Dette kalles metadata. Ved hjelp av metadata kan man også filtrere hvilke roller som ser ulike dokumenter. For eksempel kan en elektriker ha tilgang til andre dokumenter enn en som jobber i administrasjonen.
God sikkerhet og tilgangskontroll
Fra en Readin dokumentportal kan man enkelt administrere brukere og grupper av brukere. Gjennom tilgangskontroll kan man for eksempel styre at egne ansatte har full tilgang til dokumenter, og at kunder har tilgang til et begrenset antall dokumenter. For større virksomheter kan man også benytte Single Sign On (SSO) slik at man alltid er pålogget til dokumentportalen.
God oversikt med statistikk og analyse
Med en Readin dokumentportal kan man måle og analysere hvordan dokumentene brukes, og man kan bruke denne kunnskapen for å sikre at dokumentene er optimalisert. I stedet for å anta kan man nå vite hvem som for eksempel har lest, og hvem som ikke har lest, for eksempel sikkerhetsinstruksen. Ved å analysere dokumentene kan man også få kunnskap som hever kvaliteten til hele dokumentportalen ved at man kan revidere eller fjerne dokumenter som ikke blir lest.
Personlig tilpasning
Alle brukere kan bygge seg sine egne personlige boksamlinger. Dette er rett og slett et personlig utvalg av dokumenter i dokumentportalen, og som gjør at hver bruker får enklere tilgang til sine dokumenter. Dette skaper god oversikt, og bidrar til en effektiv og brukervennlig dokumentportal.
Readin dokumentportal setter brukerne i fokus
Du har alltid tilgang til dokumentene
Readin dokumentportal presenterer innholdet optimalt for lesing på alle enheter. Enten man bruker mobil, nettbrett eller pc så er det enkelt og oversiktlig å navigere og lese innholdet.
Du blir varslet når dokumenter oppdateres
Det er viktig at brukerne har tilgang til oppdatert innhold i dokumenter. Med Readin dokumentportal kan du varsle brukerne om endringer som skjer i et dokument umiddelbart etter at dokumentet er oppdatert. Dette skjer på en enkel måte ved at brukerne abonnerer på de dokumentene de ønsker slik at de alltid får med seg endringer.
Det er lett å finne dokumenter
Readin dokumentportal gjør det lett for brukerne å navigere og finne frem til dokumenter. Fra mobil, nettbrett og pc kan man søke i et dokument og på tvers av alle dokumentene, og en oversiktlig treffliste lar deg filtrere søketreffene slik at du finner akkurat det du er ute etter.
Det er enkelt å legge inn personlige kommentarer og bokmerker
Brukerne kan skrive merknader og sette inn bokmerker i dokumentene, og merknader kan enten settes til privat eller offentlig. Merknader og bokmerker blir tilgjengelige på din egen personlige side, og er et viktig bidrag til brukervennligheten i en Readin dokumentportal.
«Fortsett der du slapp»
Readins funksjon «fortsett der du slapp» gjør at man kan gå tilbake til akkurat der du var når du avsluttet lesingen sist. Readin tar vare på dine sist leste dokumenter og tar deg til akkurat den posisjonen hvor du avsluttet sist du leste dokumentet. Dette er en perfekt funksjon når du skal fortsette lesingen på mobilen på vei hjem fra jobb i en buss.
Vi mener at verden blir enklere med gode dokumentportaler. Derfor har vi spesialisert oss på dette fagområdet. Vil du vite mer om hva en god dokumentportal kan gjøre for din virksomhet?
Kontakt oss for en gratis rådgivningstime som blant annet inkluderer en demonstrasjon av våre Readin dokumentportaler.
