Elvias nettbibliotek er en dokumentportal med informasjon og dokumenter relatert til selskapets nettområde. Informasjonen omfatter relevant dokumentasjon for installatører, entreprenører og andre underleverandører inkludert driftsleders instruks. Dokumentstrukturen var basert på mapper og lite egnet for søk. Dette gjorde at brukeren ikke fant frem til rett informasjon. Sammen med Docstream innførte Elvia en strukturert skrive- og publiseringsløsning for hele nettbiblioteket med dokumenter tilgjengelig for personer utenfor Elvia.
Utfordringer med Elvias nettbibliotek
Elvias nettbibliotek samler informasjon og dokumenter til de som jobber i selskapets nettområde. Både interne og eksterne installatører og entreprenører utfører installasjon, vedlikehold og oppgraderinger i strømnettet som er underlagt en rekke krav til sikkerhet.
Med årene hadde nettbiblioteket fått mye informasjon og dokumenter som var vanskelig å finne fram i. Innholdet bestod av flere formater som Microsoft Word, PDF og bildeformater.
Nettbiblioteket var lite søkbart og fungerte i liten grad på mobile enheter. Hafslund Nett ønsket en kvalitetsløsning som gjør det enkelt og raskt å finne frem til riktig informasjon uansett om man sitter på kontoret eller er ute i felt. Derfor er løsningen tilpasset alle medier som mobiltelefon, pc og nettbrett.
Løsning
Elvia innså at de hadde behov for å tilby sine lesere en digital løsning som faktisk fungerer. Sammen med Docstream ble det jobbet frem en kravspesifikasjon for nettbibliotekets nye digitale løsning. Docstreams publiseringsløsning for teknisk dokumentasjon og oppslagsverk, Readin, ble valgt for å skrive, administrere og publisere informasjon og dokumenter.
Informasjon og dokumenter ble opprettet og tilpasset en dokumentstruktur som passet Elvias dokumenter. Nå kan forfatterne skrive rett i nettleseren med versjonskontroll og umiddelbar publisering til web.
Leserne kan finne dokumenter og informasjon gjennom intuitive og nøyaktige søk hvor utstrakt bruk av metadata gjør filtreringen effektiv. Leserne kan velge å registrere seg slik at en rekke brukerfunksjoner blir tilgjengelig som bl.a. varsling ved oppdateringer, merknader, bokmerker, dialog med forfatter m.m. Leserne kan bruke Elvias nettbibliotek med alle funksjoner enten det er på pc, nettbrett eller mobil.
Resultat
Resultatet av prosjektet var et effektivt oppslagsverk for teknisk dokumentasjon hvor leserne er satt i fokus. Løsningen gjør at administrasjon og oppdatering av innholdet blir standardisert og sikkert.
- Forfatterne kan fokusere på innholdet.
- Revisjonsprosessen av dokumenter sikres.
- Leserne blir varslet når dokumenter de abonnerer på oppdateres.
- På starten av hvert dokument finner man også en detaljert oversikt over hva som er nytt i denne revisjonen.
- Feil og forbedringer kan rapporteres fra leserne.
