Docstreams kvalitetssystem og skjemaportal er en digital plattform som er utviklet i samarbeid med Entra ASA.
Plattformen automatiserer og forenkler alle prosesser knyttet til arbeid, besøk og ferdsel på eiendommer. Løsningen skaper trygghet og sikkerhet for håndverkere, leietakere, innleide og besøkende på eiendomsbygg.
Løsningen sikrer at eiendomsselskapet ivaretar GDPR-kravene. Med Docstreams kvalitetssystem og skjemaportal er det farvel til at personopplysninger blir fylt ut «manuelt» og lagres i permer rundt omkring på driftskontorer. Systemet anonymiserer innsendte skjema, men tar vare på data som ikke er omfattet av personvernet. Slik får eiendomsselskapet tilgang til verdifull statistikk som er med på å heve kvaliteten i det daglige arbeidet.
Et effektivt verktøy
- Holder oversikt over arbeid som pågår på byggene, fra når arbeidet begynner til ferdigstillelse
- Sikrer at leverandørene er kjent med HMS-rutiner og etterlever disse
- Ivaretar GDPR-regelverket ift. lagring av personopplysninger
- Oversikt over innleid arbeidskraft
- Oppfyller krav om samfunnsansvar
- Kvalitetssystem mot leietakere
Den typiske brukeren er en håndverker som skal utføre en jobb på et bygg. Portalen benyttes for å gjennomgå jobben, og for å kartlegge risiko. Leverandører kan gjennomføre sikker-jobb-analyse i løsningen.
Fra portalen kan håndverkeren registrere seg og fylle ut nødvendig informasjon direkte fra sin mobiltelefon. Deretter blir driftsansvarlig for bygget informert. Driftsansvarlig vil fra sin mobil kunne godkjenne arbeidet som er utført og i henhold til eiendomsselskapets HMS-krav.
Digital plattform
Løsningen er utviklet som en plattformtjeneste slik at eiendomsselskaper kan koble seg på og ta i bruk tjenesten. Eiendomsselskapet får tilgang via et «dashboard» hvor man kan administrere brukere, roller og arbeidsflyt, skjema, statistikk og rapporter.
- Eiendomsselskapet kan lage sine egne skjema eller benytte medfølgende skjema. Aktuelle skjema: Arbeid i høyden, Arbeidserklæring, Sikker jobb analyse, Varme arbeider, Evaluering av brannøvelser, Arrangement, Taushetserklæringer.
- All data som samles inn, danner grunnlag for å presentere statistikk. Statistikkmodulen kommer med forhåndsdefinerte statistikker, men kan tilpasses til eiendomsselskapets behov.
- Fra portalen kan man lage online kurs som administreres fra plattformen. Et eksempel på kurs er brannvernlederkurs.
