Få en god Return on investment (ROI) ved å innføre dokumentportaler i din virksomhet.
Finn rett informasjon til rett tid
Det er mange som har regnet på hvor lang tid det tar å finne rett informasjon. Gartner har en analyse som sier 18 minutter for hvert dokument. IDC hevder at man bruker 5 timer i uken mens McKinsey sin rapport tilsier at man bruker 1,8 timer hver dag til å søke etter og samle inn informasjon.
Dette er høye tall som sikkert kan diskuteres, men poenget er at vi bruker mye tid på å finne rett informasjon.
La oss regne på hva det koster for en informasjonsarbeider å finne rett informasjon. Vi kan være mer moderate enn Gartner, IDC, McKinsey og si at man bruker 3 timer i uken på å finne rett informasjon. IDC estimerer at tiden kan reduseres med 53% ved å implementere "high-quality" verktøy for søk og informasjonstilgang. Med en årslønn på NOK 700.000,- vil en arbeider kunne spare tid tilsvarende ca. NOK 30.000,- i året ved å benytte gode dokumentportaler. Hvis din virksomhet har 100 ansatte så snakker vi om en årlig tidsbesparelse tilsvarende NOK 3.000.000,-. Denne besparelsen frigjør arbeidsressurser som kan flyttes til andre oppgaver.
Hvordan får vi til dette?
- Med Readin dokumentportal så finnes dokumentene kun et sted og i et format.
- 100% mobiltilpasset
- Presise søk med gode avgrensinger og visning av søketreff inne i dokumentet.
- Smart brukerfunksjonalitet som “fortsett der du slapp”, bokmerker og varsler ved oppdateringer.
Har vi testet det?
Ja, vi har testet før og etter. En av våre kunder har mange dokumenter i Readin dokumentportal. Før implementeringen brukte vi 3 minutter på å lokalisere en arbeidsinstruks og i tillegg 2 minutter for å finne rett sted i instruksen som var lagret som PDF i SharePoint. Med Readin dokumentportal brukte vi 15 sekunder fra vi begynte å søke til vi leste innholdet vi var ute etter.
Redusert behov for IT-personale og systemer
Tradisjonelle systemer for å presentere dokumenter har behov for driftstjenester. Dette kan være SharePoint, intranett, dokumenthåndtering og lignende. Med et topp moderne SAAS-system for å publisere og presentere dokumenter kan man redusere behovet for IT-tjenester.
Våre beregninger viser en besparelse på IT-personell på NOK 200.000,- ved å ta i bruk Readin dokumentportal med 100 brukere.
Gjennom intervjuer med IT-personell hos noen av våre kunder anslår vi at de bruker i gjennomsnittlig 10% av sin tid på dokumentrelaterte systemer. Ved å ta i bruk Readin dokumentportal kan vi redusere denne tiden til 5%.
I tillegg vil man gjøre besparelser fra redusert behov for hardware og software. Dette er beløp som fort blir NOK 100.000,- pr år.
Redusert behov for support
Support kan deles inn i kundesupport/-service og intern support til medarbeidere. Begge deler krever at man har personell og system for å underholde tjenesten. Man kan redusere behovet for supporttjenester ved at brukerne, enten dette er kunder eller medarbeidere, søker og finner informasjon i dokumentportalen. Med moderne dokumentportaler kan man tilpasse innholdet til bestemte produkter eller prosesser som gjør det enklere å finne og lese rett innhold.
I tillegg vil gode dokumentportaler gjøre det enklere og raskere for supportpersonell å finne rett informasjon til rett tid.
Ved å redusere telefonsamtaler, chat og e-poster med gode selvbetjeningsløsninger kan man redusere kostnader. En studie fra Association of Support Professionals har funnet at det koster USD 36.14 for hver supporthenvendelse som løses. Hvis vi moderer dette til NOK 300,- og estimerer at ved å innføre en dokumentportal for support og kundeservice så kan man redusere dette med 15%. Da vil 20 supportsaker daglig gi en årlig besparelse på NOK 225.000,-. De samme prinsippene kan legges til grunn for intern support ovenfor medarbeidere.
Færre feil og uønskede hendelser
Det er tre grunner til at dokumentasjon kan være årsak til feil og uønskede hendelser.
1. Vanskelig og tidkrevende å finne rett informasjon
Et PDF-basert dokumentsystem for å søke og finne riktig informasjon er krevende når det kommer til å søke og finne innhold. En dokumentportal kan fort inneholde langt over 200 dokumenter og da trenger man sterke søkefunksjoner på tvers av og i alle dokumenter. Readin dokumentportal er verktøyet som gjør det enkelt å finne rett informasjon til rett tid.
Dersom man har brukere som benytter mobil så er det lite brukervennlig å finne og lese PDF-dokumenter. Man ender med å zoome inn og ut for å kunne lese dokumenter og det sier seg selv at dette er lite effektivt. Readin dokumentportal tilpasser seg etter enhetene som brukes. Å søke og lese er enkelt på alle enheter (mobil, nettbrett og pc).
2. Gammel og ikke oppdatert dokumentasjon
Alle systemer for dokumenthåndtering og –publisering som baserer sluttresultatet på filer (PDF og Word) er en sikkerhetsrisiko. Ofte legger virksomheter ut PDF-filer på sitt intranett eller linker inn til SharePoint eller et annet dokumenthåndteringssystem. Vi har sett hos flere av våre kunder at brukere lagrer PDF-dokumentet på sin datamaskin. Det er da lett å tenke seg at neste gang brukeren skal lese dokumentet så åpnes kopien som ligger på lokal datamaskin uten muligheter for å få med seg eventuelle oppdateringer.
Med Readin dokumentportal er man sikker på at brukerne leser oppdatert versjon av dokumentene. De finnes kun ett sted, på virksomhetens dokumentportal. Hvis et dokument oppdateres så varsles brukerne. Slik kan man unngå uønskede hendelser forårsaket av utdatert dokumentasjon.
3. Det er feil i innholdet
Feil i innholdet forekommer ofte i en hektisk hverdag. Kan det unngås i moderne systemer for dokumentproduksjon? Selvfølgelig. Med Readins funksjonalitet for revisjonsmerknader kan lesere varsle dokumenteiere om feil og mangler de oppdager i dokumentasjonen. Inntil dokumentet er revidert og endret vil alle som leser dokumentet finne en advarsel om at denne delen av dokumentet er under revisjon. Smart, ikke sant?
Kan man regne ROI på færre feil og uønskede hendelser?
Ja, men det gir først mening når man ser på en konkret virksomhet og hva virksomheten jobber med.
Tar man for eksempel et oljeselskap så kan feil utførelse av et vedlikehold forårsake stans i produksjonen og medføre svært store kostnader.
Har man en jobb som innebærer at oppgaver skal utføres i henhold til en instruks, for eksempel arbeid i høyden, så er det svært viktig at instruksen presenteres brukervennlig og er lett tilgjengelig for å redusere risiko for en uønsket hendelse.
Brukervennlige og tilgjengelige dokumentportaler reduserer feil og uønskede hendelser.
Økt markedseffekt og kundetilfredshet
Ved å tilgjengeliggjøre dokumentasjon i en dokumentportal kan man øke digital tilstedeværelse samt få en bedre søkemotoroptimalisering (SEO). Hvis man legger ut selskapets brukermanualer, supportdokumentasjon, sikkerhetsinstrukser etc. på en webbasert dokumentportal så vil man øke nettsidenes verdi målt i SEO tilgjengelighet. Med andre ord kan selskapets digitale profil forsterkes uten at man bruker en krone. Jo flere treff og oppslag på din nettside desto mer verdi får din digitale tilstedeværelse.
Hvis et selskap prioriterer gode og brukervennlige dokumentportaler for dokumenter som skal presenteres for kunder så er det sannsynlig at kundetilfredsheten øker.
Analyseselskapet Forrester utgir Customer Experience Index (CxPi) som bekrefter en høy sammenheng mellom CxPi og villigheten til å gi eksisterende leverandører tilleggskontrakter. Hele 81% selskapene sa at god kundetilfredshet øker muligheten for tilleggskontrakter.
Ved å tilby kunder en god dokumentportal så hindrer man frustrasjon og utvikler kundeforholdet til en positiv opplevelse med høy kundetilfredshet.
Kontakt oss for en prat om hvordan du kan spare penger ved å innføre Readin dokumentportal.
