Vi hjelper deg med å utnytte Sharepoints funksjoner for å sikre effektiv dokumenthåndtering og publisering. Her er en utdyping av vår kompetanse:
Metadata og filtrering for bedre kontroll og gjenfinning
- SharePoint tilbyr kraftige verktøy for organisering av dokumenter ved hjelp av metadata. Vi har erfaring med å sette opp skreddersydde metadatafelter som kan hjelpe brukere med å klassifisere dokumenter etter egenskaper som type, dato, forfatter, emne, avdeling, eller andre relevante kategorier.
- Filtrering basert på disse metadataene gjør det enklere for brukere å finne nøyaktig det de leter etter. Vi kan hjelpe med å designe og implementere filtrerings- og sorteringssystemer som reduserer søketiden og forbedrer dokumentadministrasjonen.
- I tillegg har vi kompetanse i å sette opp visninger i SharePoint som gjør det mulig for brukere å tilpasse hvordan dokumentene presenteres, slik at de kan fokusere på de mest relevante filene.
Regelstyrt revisjonshåndtering og arkivering
- SharePoint støtter automatiserte regler for dokumenthåndtering, og vi har erfaring med å konfigurere systemer som håndterer revisjoner og versjonskontroll på en regelstyrt måte. Dette kan sikre at alle endringer i dokumenter spores, med mulighet for å rulle tilbake til tidligere versjoner ved behov.
- Vi kan sette opp automatiserte arkiveringsregler, som sørger for at utdaterte eller inaktive dokumenter flyttes til et arkiv, mens de fortsatt er tilgjengelige etter behov. Dette bidrar til å holde dokumentbasene rene og effektive.
- Ved hjelp av regler for dokumentets livssyklus kan vi bidra til å sikre at dokumenter automatisk blir sendt til revisjon, godkjenning eller sletting basert på organisasjonens behov og juridiske krav.
Arbeidsflyt for godkjenning og høring av dokumenter
- SharePoint inneholder funksjonalitet for å sette opp automatiserte arbeidsflyter som kan forenkle prosessen med å godkjenne dokumenter før publisering. Vi kan hjelpe med å designe arbeidsflyter som sender dokumenter til riktig person for godkjenning, og som sørger for at nødvendige trinn i godkjenningsprosessen blir fulgt.
- For høringer kan vi sette opp systemer som lar flere parter gjennomgå dokumenter og komme med innspill før endelig godkjenning, noe som sikrer at alle interessenter blir hørt.
- Slike arbeidsflyter kan også integreres med e-postvarsler, Teams og andre kommunikasjonsverktøy for å sikre at godkjenningsprosessen går raskt og effektivt.
Publisering til dokumentportaler
- SharePoint kan brukes til å publisere dokumenter til interne eller eksterne dokumentportaler. DocStream sin egen SaaS løsning Readin tilbyr en profesonell dokumentportal som enkelt integreres med din Sharepoint og lar deg publisere dokumenter effektivt og sømløst.
- Readin sikrer at dokumenter som publiseres, beholder korrekt formatering og metadata, og at de er lett tilgjengelige og gjenfinnbare via portalen.
- Videre lar Readin oss sette opp tilgangskontroller, slik at bare autoriserte brukere får tilgang til bestemte dokumenter, noe som sikrer konfidensialitet og samsvar med regelverk.
Vår kompetanse sikrer at vi kan tilby skreddersydde løsninger for organisasjoner som ønsker bedre kontroll over dokumentene sine, og samtidig forbedret arbeidsflyt og effektivitet rundt publisering og håndtering.