Å holde dokumentasjonen «skarp» betyr å sikre at den alltid er oppdatert, relevant og presis. Det innebærer at dokumentene er i tråd med gjeldende prosedyrer, standarder og regelverk, og at de er en pålitelig kilde til informasjon for alle som bruker dem.
Når dokumentasjonen er «skarp» betyr det også at nyeste revisjon til enhver tid er tilgjengelig for leserne. Dette er spesielt viktig i regulerte bransjer som energi, forsvar, farmasi og bygg- og anleggssektoren, der konsekvensene av å ha utdaterte eller feilaktige dokumenter kan være store.
7 faktorer som påvirker prosessen med å holde dokumentasjonen «skarp»
- Manglende revisjonskontroll: Uten gode revisjonsrutiner kan det være vanskelig å vite hvilken versjon av et dokument som er den gjeldende. Dette kan føre til bruk av utdaterte dokumenter som igjen kan generere feil og uheldige hendelser i prosjekter.
- Tidkrevende godkjenningsprosesser: Dokumentrevisjoner må ofte godkjennes av flere personer. Lange godkjenningsprosesser kan føre til forsinkelser, spesielt hvis det ikke finnes en automatisk arbeidsflyt på plass for å strømlinjeforme prosessen.
- Inkonsekvent dokumentstruktur og metadata: Uten standardiserte metadata og et strukturert filsystem, kan det bli vanskelig å finne dokumenter og spore endringer. Dette kan føre til manglende oversikt og ineffektiv gjenfinning av oppdatert informasjon.
- Mangler i sporbarhet og revisjonshistorikk: En annen utfordring er å opprettholde en nøyaktig revisjonshistorikk. Uten dette kan det være vanskelig å spore endringer og å vite hvem som har gjort hvilke endringer, noe som kan skape problemer med ansvar og kvalitetssikring.
- Mangelfull kommunikasjon mellom avdelinger: Dokumentrevisjoner krever ofte koordinering på tvers av ulike team eller avdelinger. Hvis kommunikasjonen mellom disse er mangelfull, kan det føre til forsinkelser og muligheten for at ikke alle er klar over de siste oppdateringene.
- Overholdelse av forskrifter og standarder: Mange organisasjoner opererer under strenge reguleringer som krever at dokumentasjon oppdateres i henhold til spesifikke standarder. Dette kan være utfordrende dersom man ikke har klare prosesser for regelstyrt revisjon og overholdelse av standarder.
- Fare for forvirring og inkonsistens med flere publiseringskanaler: Når dokumenter publiseres på flere måter eller via ulike kanaler (for eksempel en intern portal, e-post, SharePoint, eller en ekstern nettside), kan det være en risiko for at leserne får tilgang til forskjellige versjoner av dokumentet. Dette kan føre til at brukerne leser feil revisjon, noe som kan ha alvorlige konsekvenser, spesielt hvis dokumentet inneholder kritisk informasjon.
Løsninger som versjonskontrollsystemer, automatiserte arbeidsflyter, standardiserte metadata og dedikerte dokumentportaler for publisering kan bidra til å møte disse utfordringene, slik at dokumentasjonen holder seg «skarp».
Docstream har i over 20 år jobbet sammen med små og store bedrifter for å løse utfordingene nevnt ovenfor. Vår spesialitet er dokumentasjonsløsninger, rådgivning, tilpasninger og prosjektledelse. Ta kontakt så kan vi ta en prat om hvordan vi kan hjelpe din bedrift.