Mange selskaper har i løpet av de siste to tiårene investert betydelig i å migrere sin tekniske dokumentasjon fra ustrukturerte formater som Microsoft Word og PDF til strukturerte standarder som XML og DITA. Denne overgangen lover mange fordeler: gjenbruk av innhold, publisering til flere kanaler, forbedret kvalitet og konsistens, og bedre integrasjon med digitale plattformer.
Likevel har det vist seg at denne typen transformasjoner ikke er noen garanti for suksess. En del selskaper opplever betydelige utfordringer etter overgangen – utfordringer som i noen tilfeller fører til at de går tilbake til enklere, mer manuelle og ustrukturerte arbeidsformer.
Hvorfor skjer dette? Her er noen av hovedårsakene:
1. Overgangen er mer krevende enn forventet
Å gå fra ustrukturert til strukturert dokumentasjon er ikke bare et teknologisk skifte – det er en endring i hele dokumentasjonskulturen. Det krever nye verktøy, nye arbeidsprosesser, opplæring, og ofte en ny måte å tenke innholdsproduksjon på.
Ofte undervurderes det hvor mye arbeid som kreves for å redesigne innhold, utvikle taksonomier, tilpasse maler og etablere informasjonsarkitektur. Uten god forankring og tilstrekkelig ressurser kan slike initiativ kollapse under sin egen kompleksitet.
2. Manglende kompetanse og kapasitet
Strukturerte forfattersystemer som baserer seg på XML og DITA krever en høyere teknisk forståelse enn det tradisjonelle verktøy som Word krever. Innholdsprodusenter som er vant til fritekst og visuell kontroll mister ofte fleksibiliteten de er vant til – og frustrasjonen vokser.
Dersom organisasjonen ikke har, eller klarer å bygge opp, et team med tilstrekkelig kompetanse på innholdsmodellering, semantisk struktur, metadata og publiseringsmotorer, så blir driften sårbar. Resultatet kan bli flaskehalser, feilproduksjon og dårlig kvalitet på dokumentasjonen.
3. Verktøyene oppleves som tungvinte og lite intuitive
Mange strukturerte skriveverktøy er utviklet med fokus på funksjonalitet framfor brukervennlighet. Bratt læringskurve og komplekse grensesnitt kan være overveldende for brukere med lav teknisk erfaring. Når arbeidsflyten oppleves som tregere og mer rigid enn tidligere, kan det slå tilbake på motivasjon og produktivitet.
4. Mangler samsvar mellom behov og løsning
Ikke alle dokumentasjonsmiljøer trenger den kompleksiteten som strukturerte systemer gir. For enkelte virksomheter kan det være at dokumentasjonsbehovet – selv om det er omfattende – ikke krever modulbasert gjenbruk, avansert versjonshåndtering eller flerkildepublisering. Da kan løsningen framstå som overdimensjonert og lite kostnadseffektiv.
5. Dårlig implementeringsstrategi og forankring
Uten tydelig ledelsesforankring, eierskap og klare mål for dokumentasjonsstrategien, vil mange strukturerte prosjekter stoppe opp etter pilotfasen eller mislykkes i utrullingen. Dersom brukerne ikke involveres tidlig nok, eller dersom de opplever at endringen blir «pådyttet», vil motstanden kunne bli stor.
6. Kostnadene overstiger gevinstene
En strukturert dokumentasjonsløsning innebærer ikke bare en investering i programvare, men også i integrasjon, vedlikehold, opplæring og støtte. Hvis disse kostnadene over tid ikke matches av reelle effektivitetsgevinster, kan beslutningstakere begynne å stille spørsmål ved hele prosjektet – særlig i organisasjoner under kostnadspress.
Når reversering blir løsningen
I noen tilfeller ser vi at selskaper som har gjort investeringer i strukturerte løsninger, velger å ta et skritt tilbake – enten ved å gå tilbake til ustrukturerte formater som Word og PDF, eller ved å finne en enklere hybridløsning. Dette er ofte ikke en beslutning som tas lett, men et resultat av at den nye løsningen ikke klarte å levere som forventet, eller at forutsetningene for suksess ikke var til stede.
Hva kan vi lære av dette?
Strukturert dokumentasjon kan gi stor verdi, men det er ikke en løsning som passer alle. For å lykkes trengs tydelig forankring, realistiske mål, riktig kompetanse og en gradvis innføring med brukermedvirkning. Gevinster må også måles underveis.
Hvis løsningens kompleksitet overstiger organisasjonens behov og modenhet, kan det være smartere å forbedre eksisterende arbeidsflyter eller velge enklere publiseringsmåter framfor å satse på et system som blir for tungt å drifte.
Les også artikkelen om strukturert dokumentasjon (XML):
XML – Det rette valget for din organisajon?